Zeit und Maus gleichzeitig im Griff - Zeitmanagement im Homeoffice
Im Homeoffice tätig zu sein, ist manchmal eine Challenge. Entweder es wird rund um die Uhr gearbeitet, weil permanent Arbeitsressourcen zur Verfügung stehen, oder es ist schwierig, einen geeigneten Rhythmus zu finden.
Da Produktivität und Zeitmanagement Hand in Hand gehen, nahmen wir am 13. April bei dem Webinar „Selbst- und Zeitmanagement“ von und mit Birgit Bauer teil.
Zu Beginn haben wir unseren Homeoffice-Alltag besprochen und individuell unsere Zeitdiebe identifiziert - dabei haben wir viele Ähnlichkeiten bei uns allen festgestellt: Privates und Berufliches verschwimmt ineinander, es gibt Haustiere, die Aufmerksamkeit fordern, der kollegiale Austausch fehlt, hingegen ist man aber für Familienmitglieder immer präsent und lässt man sich von Haushaltsverpflichtungen locken und ablenken.
Um Ablenkungs- und Störfaktoren zu vermeiden, müssen wir erstmal wissen, was diese sind und wo sie uns die meiste Zeit rauben: Oft liegt es an einer mangelhaften Zeitplanung und selten wird dafür auch ein Puffer für Unvorhergesehenes eingeplant. Manchmal liegts an der fehlenden Motivation, Disziplin oder Selbstorganisation (Chaos am Schreibtisch). Viele haben auch mit ihrem übertriebenen Perfektionismus zu kämpfen oder damit, die Aufgaben zu priorisieren, deshalb wird oft alles auf einmal und gleichzeitig erledigt.
Prokrastination „Aufschieberitis“ – also das Ver- und Aufschieben einer Aufgabe – kennen wir auch ab und zu, genauso wie die Schwierigkeit „Nein“ zu sagen. Hier haben wir von Birgit viele alternative Formulierungen erhalten.
Anschließend haben wir noch allgemeine Tipps für Produktivität und Konzentration besprochen und wie wir uns die Zeit im Homeoffice besser organisieren können:
Fixe Arbeitszeiten definieren
Sich die Arbeit im Homeoffice selbst einteilen zu können, kann Fluch und Segen zugleich sein. Am besten halten wir uns jedoch an die gewohnten Bürozeiten, die auch leichteren Austausch mit den KollegInnen ermöglichen (gemeinsame Kaffee- oder Mittagspausen), oder wir passen die Arbeitszeiten an unseren individuellen Biorhythmus an.
Regelmäßige Pausen einhalten
Richtig Pausieren will gelernt sein: Am effektivsten ist es, jeden Tag zur selben Zeit, vormittags und nachmittags, eine Pause von 15 Minuten zu machen und mindestens 30 Minuten lang Mittagspause. Diese Auszeit sollen wir unterschiedlich füllen, vorzugsweise mit Gehirntraings-Aufgaben, Brainfood, wie Nüssen und Obst oder sogar einem kurzen Spaziergang. Wichtig ist nur, mit der gewonnenen Zeit auch achtsam umzugehen, denn was nützt eine Pause, wenn wir sie wieder mit zusätzlicher Arbeit befüllen? Also Nein: Der Geschirrspüler wird in dieser Zeit nicht schnell ausgeräumt und auch die Zimmerpflanzen werden bis nach Feierabend überleben.
Eine gute Möglichkeit gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Pause herzustellen bietet die
Pomodoro Technik
Hierbei wird der Tag in 25 Minuten eingeteilt und nach jeder solchen Einheit eine 5-minütige Pause gemacht. Insgesamt gelingt so ein viel konzentrierteres Arbeiten – genügend Erholung inklusive! Die regelmäßigen Pausen ermöglichen, unseren Konzentrationsspeicher wieder aufzufüllen und Arbeitsunterbrechungen und Abschweifen zu verringern.
Am einfachsten funktioniert diese Methode, wenn wir uns einen Timer stellen, der uns mit einem akustischen Signal abholt oder man nützt ein automatisiertes Online-Tool .
To-Do Listen
Unser Gehirn ist mit vielen und vor allem großen Arbeitsaufgaben recht schnell überlastet und überfordert. Die Lösung: Alles in Mini-Tasks aufspalten, die wir leichter bewältigen können und unserem Hirn somit schneller signalisieren, etwas geschafft zu haben. Denn unser Kopf braucht ein Erfolgserlebnis und sei es noch so klein!
Wichtig ist, diese Aufgaben ebenfalls zu priorisieren und sich klar darüber zu werden, welche Konsequenzen es mit sich bringt, sollte man diese Aufgabe nicht sofort erledigen. Die Einteilung in „interessant“, „wichtig“, und „dringend“ kann hier helfen, genauso wie die Matrix des Eisenhower Prinzips .
Benachrichtigungen deaktivieren
À la „do not disturb” (iPhone User kennen’s): Diverse Chatnachrichten oder E-Mails reißen uns immer wieder aus dem Flow und verhindern ein konzentriertes und produktives Arbeiten.
Birgit hat uns auch nahegelegt, unser Mailprogramm auszusortieren, eine Organisationsstruktur aufzubauen, aussagekräftige Betreffe zu formulieren und verschiedenste, klar definierte Arbeitsordner anzulegen, wie bspw.: „Antwort ausständig“, „To-Do“, … Außerdem ist es sinnvoll, E-Mails geblockt zu 2 fixen Timeslots am Tag zu bearbeiten – zum Beispiel vor der Mittagspause und vor dem Feierabend. Um Ablenkungen zu vermeiden, sollen wir in der restlichen Zeit die Notifications für neue Mails (und sonstigen Nachrichten) auf stumm schalten. Noch ein heißer Tipp von uns: E-Mails nicht direkt am Arbeitsbeginn checken – diese können manchmal demotivieren, die gesamte Zeitplanung umwerfen oder es wird zu schnell geantwortet bzw. zugesagt.
Wir hoffen, diese Tipps helfen euch genauso wie uns.
Der Inhalt wurde von Birgit Bauer’s Unterlagen, sowie aus diesem und diesem Blogpost entnommen.