Wie wir unsere Aufgabenplanung beim 7. Versuch auf Anhieb lösten
Individuelle Softwareentwicklung ist schwer planbar. Projektstarts verzögern sich regelmäßig, und auch während der Umsetzung ist unsere Branche nicht gerade berühmt dafür, alle Projekte genau im Zeitplan abzuwickeln.
Bei aller Unplanbarkeit ist es aber trotzdem wichtig, die Aufgaben der verfügbaren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglichst gut zu planen:
Wer arbeitet wann an welchem Projekt? Wer hat gerade mehr Zeit als Arbeit?
Eine gute Planung sorgt für eine hohe Auslastung des Unternehmens, damit machen wir am Ende des Tages unser Geld. Eine gute Planung ist aber auch motivierend: Einen Überblick über die eigenen Tätigkeiten der nächsten Wochen zu haben ist besser, als ständig auf der Suche nach Aufgaben zu sein.
Unser Problem mit den vorhandenen Planungstools
In den letzten Jahren haben wir die Aufgabenplanung immer wieder neu und auf unterschiedlichste Art in Angriff genommen. Wir haben teure Tools und Open Source-Software getestet, wir haben einen ganzen OKR-Zyklus zur Verbesserung spendiert – aber egal mit welcher Software: Es fühlte sich nie wie ein Werkzeug an, sondern immer als Bürokratie.
Da saßen Mitarbeiter zwei Stunden vor ihrer Planung, schoben Projekte und Aufgaben von einer Woche auf die andere und wieder zurück – um dann letztlich herauszufinden, was sie ohnehin wussten: Ich habe genug zu tun.
Die Planung auf Tages- oder sogar Stundenebene hatte auch mit der Realität wenig zu tun: Nicht jede Besprechung und jeder Supportfall lassen sich im Vorhinein planen. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter organisieren sich gerne selbst und diese Beweglichkeit wollen wir uns unbedingt behalten.
AHA: All Hands Alignment.
Aufgrund zahlreicher erfolgloser Tool-Versuche hatten wir diesmal das Gefühl, auch internes Marketing zu benötigen. Wir erschufen ein neues Besprechungs-Format und tauften es „AHA-Meeting“: Ein Name kann zwar kein Projekt retten, aber es scheitert lustiger. AHA steht für „All Hands Alignment“ – also alle in einem Raum, um die Ausrichtung festzulegen. Alle vier Wochen findet ein AHA-Meeting statt.
Zur Vorbereitung füllt jede und jeder sechs Fragen aus, die durchschnittliche Ausfülldauer beträgt 4-5 Minuten.
- Wie viele Arbeitstage bist du in den kommenden vier Wochen da? Ist ein Urlaub oder Zeitausgleich geplant?
- An welchen Projekten wirst du arbeiten? Wie viele Tage?
- Wie ist deine subjektive Einschätzung zu deiner Auslastung?
- Zu viel, ich brauche Unterstützung.
- Ich habe genug zu tun, passt.
- Es gibt Reserven, aber ich finde mir was.
- Ich habe Zeit für zusätzliche Themen
- Keine Ahnung, was ich tun werde.
- Gibt es Themen, wo andere unterstützen könnten?
- Gibt es Highlights aus deinen Projekten?
- Wie ist deine subjektive Einschätzung zu deiner Auslastung in der übernächsten Periode?
Der erste Blick beim AHA-Meeting geht dann auf die Antworten bei der Frage 3: Problematisch sind Überlastung oder Langeweile – diese Punkte gilt es nun gemeinsam zu lösen. Mit allen anderen halten wir uns nicht auf, außer es möchte jemand das Wort ergreifen.
Der Blick auf die übernächste Periode hilft uns zu sehen, wo Projekte zu Ende gehen und größere Auslastungsschwankungen zu erwarten sind. Abschließend erzählen wir uns gegenseitig von den anstehenden Highlights, nach maximal einer Stunde ist das AHA-Meeting beendet.
Wir leben diese Form der Aufgabenplanung nun bereits ein ganzes Jahr und machen ausgezeichnete Erfahrungen damit: Aufwand und Wirkung stehen in einem guten Verhältnis, das ganze Team fühlt sich für die Aufgabenplanung zuständig und der Austausch über Highlights schafft Identifikation und Motivation.
Zur Nachahmung empfohlen!