Wie wir planbar besser werden
Es gibt Dinge, die sind dringend und müssen erledigt werden. Eine E-Mail-Antwort bis spätestens heute Abend. Ein Versions-Update Ende der Woche. Den Jahresabschluss bis Ende September veröffentlichen (wobei, das nehmen nicht alle so genau, wie wir aus den Medien entnommen haben).
Und dann gibt es Dinge, die sind wichtig – aber es passiert auch nichts, wenn sie nicht sofort erledigt werden: Wir sollten unseren Social Media-Auftritt neugestalten. Wir möchten KI-Tools in unserer täglichen Arbeit etablieren. Wir würden gerne überlegen, wie wir Frauen für Technik-Jobs motivieren können. Es drängt uns dabei nichts: Wir könnten heute damit anfangen, oder in zwei Wochen. Und plötzlich ist ein Jahr vergangen und man denkt sich: Warum ist noch nichts passiert?
Objectives and Key Results
Seit 2022 leben wir in unserem Team „OKR“. OKR steht für „Objectives and Key Results” (Ziele und Messwerte) und hilft uns dabei, kontinuierlich besser zu werden. Die Methode existiert seit den 1970er Jahren, wurde aber vor allem durch Google einem breiteren Publikum bekannt. Am Beginn stehen die Objectives: Es werden drei Ziele vorgestellt, die gerade jetzt für unser Unternehmen wichtig sind. Jede und jeder im Team ist anschließend eingeladen, über eine einfache Online-Umfrage Ideen und Bedenken zu sammeln – und sich zu überlegen, ob man bei diesem OKR-Thema gerne intensiver mitarbeiten möchte.
Einige Beispiele für Objectives der letzten Zeit:
- Holen wir uns Leuchtturm-Projekte!
- Werden wir fit für die Auswirkungen von KI auf unser Unternehmen
- Lernen wir aus unseren Projekten
- Lernen wir, wie gut unsere Kundenbetreuung derzeit ist
- Verbessern wir unsere Attraktivität als Arbeitgeber für Frauen
Das nach der Umfrage entstehende OKR-Kernteam trifft sich und entscheidet selbstständig über die Key Results: Wie sollen wir am Ende messen, ob wir besser geworden sind? Was wollen wir erreichen? Was einfach klingt, ist oft eine Herausforderung – und eine bereichernde Diskussion. Nicht alles, was sich messen lässt, ist ein gutes Key Result: Nur, weil wir fünf neue Blogposts online haben, bringt uns das nicht zwingend weiter – sie müssen auch gelesen werden. Key Results sollen keine „To-Do-Listen“ werden, sondern die tatsächliche Veränderung messen: Besser also tatsächliche Seitenaufrufe, als erstellte Blogposts zählen.
3 Monate, dann ist Schluss
Dann startet die eigentliche Umsetzung – und wieder ist das ganze Team eingeladen, sich zu beteiligen. OKR ist kein Werkzeug, um die Leistung einzelner Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter zu bewerten: Wir wollen gemeinsam besser werden. Die Umsetzungsphase dauert – und das ist das Besondere – nur drei Monate. Ein kurzer Zeitraum, in dem man fokussiert versucht, etwas „auf den Boden zu bringen“. Keine Luftschlösser, was irgendwann einmal besser gemacht werden könnte, sondern konkretes Anpacken.
Nach drei Monaten endet der Zyklus mit einem „OKR-Showdown“ im Rahmen eines Team-Frühstücks. Wir messen das Erreichte und halten fest, was wir gelernt haben. Oft ergeben sich aus den Themen so genannte „Health-Metriken“ – also Kennzahlen, die wir langfristig im Auge behalten wollen, damit die Verbesserung auch nachhaltig ist.
Nach OKR ist vor OKR
Drei Monate sind schnell vorbei. Wir haben uns entschieden, zwischen den Zyklen einen „Übergangs-Monat“ einzuführen, in dem die alten Themen sauber abgeschlossen und die neuen geplant werden. Es gibt somit von Jänner bis März, von Mai bis Juli und von September bis November drei Zyklen mit jeweils drei Themen – macht neun Themen pro Jahr. Die urlaubsbedingt ohnehin etwas reduzierten Monate August und Dezember sind bewusst ausgespart.
Was sich geändert hat
Viele aus unserem Team freuen sich, wenn sie etwas zur Unternehmensentwicklung beitragen können. Durch die kurze Zykluszeit ist das Engagement auch gut abschätzbar: Es ist keine Lebensentscheidung, ob man sich mehr in Richtung Management entwickeln möchte – es ist eine überschaubare Phase, in der ein paar Stunden pro Woche einem anderen Thema gewidmet werden.
Mit OKR haben wir eine Methode gefunden, die uns hilft, auch den zeitlich unkritischen, aber für den langfristigen Erfolg essenziellen Themen den notwendigen Raum zu geben. Und plötzlich ist ein Jahr vergangen und man denkt sich:
Wow, was wir alles geschafft haben.